Slik fungerer budsjettprosessen
Høsten er tid for budsjettering og styrene samles for å vurdere boligselskapets økonomi og legge planer for fremtiden. boligselskapets rådgiver i BOB lager et budsjettutkast for styret som dere kan benytte som utgangspunkt. I budsjettutkastet kommenterer vi de ulike postene og beskriver det vi har endret på fra fjorårets budsjett. Vi ber så styret om å blant annet se nærmere på sine faste driftsavtaler og vedlikeholdsplaner når dere skal forme budsjettet. Deres faste rådgiver i BOB er tilgjengelig for å bistå styret, og hvis det er ønskelig, kan vi gjerne avtale et budsjettmøte for en felles gjennomgang.
For info om bruk av budsjettrapporten i styreportalen, trykk her: Økonomirapporter
Hva bør man tenke på når man skal budsjettere?
Når man budsjetterer, kan det være lurt å starte med kostnadene. Hva forventer man av kostnader til neste år? Har styret endret på noen av de faste driftsavtaler? Er det på tide å reforhandle noen av disse avtalene? Tror man at strømprisene vil øke? Hva med forsikring, har man hatt mange skader den siste tiden? Lag med betydelige skadeserstatninger kan få en høy økning på forsikringspremien. Dette er viktige spørsmål for styret å besvare for at budsjettet skal gi et mest mulig riktig bilde av fremtiden, og for å vurdere hvilke muligheter det er for å begrense kostnader.
Hvis boligselskapet har lån med flytende rente bør styret vurdere om det skal budsjetteres med dagens rentesats eller om det skal tas høyde for en renteøkning. Hvis styret planlegger å ta opp lån må det beregnes renter og avdrag basert på planlagt låneopptak. Her vil rådgiver kunne bistå styret. BOB kan mot et honorar også hjelpe med å innhente lånetilbud hvis det er ønskelig.
Styret kan se på regnskapstall fra inneværende og foregående år for å få et bilde av hvordan kostnadene har vært. Det er ikke uvanlig at det dukker opp uforutsette kostnader og derfor kan det være lurt å legge inn en buffer i budsjettet som tar høyde for dette. Budsjettet er først og fremst et styringsverktøy og det vil sjelden bli likt det endelige regnskapet, men en grundig og god budsjetteringsprosess gir styret verdifull innsikt i boligselskapets økonomi. Ta gjerne kontakt med rådgiver hvis dere har spørsmål eller trenger bistand.
Vedlikeholdskostnader kan svinge mye fra år til år. For å skape forutsigbarhet for styret og beboere er det derfor lurt å kartlegge vedlikeholdsbehovet og legge en plan for hvilket arbeid som må gjøres, ikke bare neste år, men gjerne flere år fram i tid.
Vedlikeholdsplan
Styret er ansvarlig for vedlikeholdet av bygningsmassen som tilhører boligselskapet. Uansett om man har vedlikeholdsansvaret i et nytt eller eldre borettslag/sameie, starter planleggingen av fremtidig vedlikehold fra dag 1.
For å få en oversikt over fremtidig vedlikeholdsbehov, og tilhørende kostnader, er det nyttig for styret å ha en vedlikeholdsplan som legges til grunn for fremtidige planer for eiendom og økonomi.
BOBs tekniske rådgivere kan bistå styret med å sette opp en vedlikeholdsplan.
Det første steget i utarbeidelse av en vedlikeholdsplan er å ta en grundig befaring for å bli godt kjent med bygningsmassen deres. Deretter utarbeides det en tilstandsanalyse som våre tekniske rådgivere bruker til å lage en plan for hva som må, bør og kan gjøres av vedlikehold, og når dette bør iverksettes. I tillegg setter vi opp et kostnadsestimat for vedlikeholdsbehovet. En slik plan settes opp med et perspektiv på 10 år.
Ved å sette opp en vedlikeholdsplan med tilhørende kostnader, vil styret ha en større forutsigbarhet i planleggingen av boligselskapets økonomi og fremtidige vedlikehold.