Et borettslag skal avholde en ordinær generalforsamling en gang pr år og det er styret som er ansvarlig for å kalle inn og avholde denne. På denne siden vil dere finne en del informasjon i forhold til det å planlegge og avholde generalforsamling og litt om hva som skal ordnes i etterkant av møtet.
Generalforsamlingen er borettslaget høyeste organ, det vil si at det er generalforsamlingen som har siste ordet i alle saker som tas opp. En del saker kan avgjøres av styret, mens noen må opp på generalforsamlingen for å kunne avgjøres. Det er Burettslagslova som regulerer hvem som kan ta avgjørelser i hvilke saker. Er dere i tvil så kan dere kontakte oss i BOB så hjelper vi dere.
Vi anbefaler styret å starte planleggingen av generalforsamlingen tidlig, Gjerne allerede i januar. Det første som må gjøres er å sette dato for møte. Husk at når dato er satt så er det viktig å sende melding til rådgiver i BOB om denne, i samme melding bør det også stå om dere ønsker at rådgiver skal være til stede på møte og/eller om dere ønsker møteledelse fra BOB. Skal dere leie lokale så book dette så snart dato er satt.
Når datoen er bestemt så må styret sende ut varsel til andelseierne om dato for møte og frist for innsendelse av saker, denne fristen bør være i god tid før innkallingen skal sendes ut slik at styret har tid til å vurdere og forberede sakene som er kommet inn.
Varsel om dato og frist for innsendelse av saker skal sendes skriftlig. Elektronisk forsendelse regnes som skriftlig, men dette avhenger av hvilken praksis laget har for kommunikasjon med andelseierne. Hvis ikke laget har som praksis å benytte elektronisk kommunikasjon så må andelseierne varsles før man benytter denne formen for varsling/kommunikasjon.
Styret må også i god tid minne valgkomiteen om dato for årsmøte/GF slik at de kommer i gang med sitt arbeid.
Forbered egne saker til generalforsamlingen godt slik at dere sørger for at saken inneholder nok informasjon til at andelseierne kan vurdere saken godt nok til å kunne stemme over den.
Innkomne saker må vurderes av styret. Det er ikke alltid at innsendte saker fra andelseierne er saker som er nødvendig å ta opp på generalforsamlingen, er dere i tvil så kan dere få hjelp fra rådgiver til å vurdere dette. Hvis saken ikke inneholder nok informasjon bør styret gå i dialog med andelseier og be om flere opplysninger.
Styret bør på forhånd vurdere flertallskrav til alle sakene. Hvis saker krever 2/3 flertall skal dette være opplyst i innkallingen. Styret bør også skrive sin innstilling til saken slik at andelseierne får styret sin innstilling på forhånd, da kan de ta dette med i sin vurdering av saken. Det bør også skrives et forslag til vedtak i innkallingen.
Lag gjerne en kjøreplan for møtet på forhånd. Husk å ha stemmesedler klar på forhånd i tillegg til bl.a. navneliste, vedtekter/husordensregler og ha gjerne med protokoll fra fjorårets generalforsamling.
Møte kan avholdes fysisk eller digitalt. Det er styret som avgjør hvordan møte skal avholdes, men 10% (minst 2 stk.) av andelseierne kan kreve fysisk møte.
Borettslaget har frist for å avholde ordinær generalforsamling innen utgangen av juni hvert år. Innkallingen skal sendes til andelseierne tidligst 20 dager og senest 8 dager før generalforsamlingen.
Det er kun saker som er nevnt i innkallingen som kan behandles av generalforsmalingen. Det vil si at man ikke ha poster som f.eks. «eventuelt» eller «annet» på en generalforsamling da disse sakene som kommer opp her ikke vil være nevnt i innkallingen. Ønsker styret å ta opp f.eks. «eventuelt» så kan styret avholde et beboermøte etter at den formelle generalforsamlingen er avsluttet med en «eventuelt» post på agendaen.
Det er vanligvis styreleder som er møteleder hvis ikke generalforsamlingen velger en annen.