Et sameie skal avholde et ordinært årsmøte en gang pr år og det er styret som er ansvarlig for å kalle inn og avholde dette. På denne siden vil dere finne en del informasjon i forhold til det å planlegge og avholde årsmøte og litt om hva som skal ordnes i etterkant av møtet.
Årsmøte er sameiets høyeste organ, det vil si at det er årsmøte som har siste ordet i alle saker som tas opp. En del saker kan avgjøres av styret, mens noen må opp på årsmøte for å kunne avgjøres. Det er Eierseksjonsloven som regulerer hvem som kan ta avgjørelser i hvilke saker. Tingsrettslige sameier svarer til sameieloven. Er dere i tvil så kan dere kontakte oss i BOB så hjelper vi dere.
Vi anbefaler styret å starte planleggingen av årsmøte tidlig, gjerne allerede i januar. Det første som må gjøres er å sette dato for møte. Husk at når dato er satt så er det viktig å sende melding til rådgiver i BOB om denne, i samme melding bør dere også si om dere ønsker at rådgiver skal være til stede på møte og/eller om dere ønsker møteledelse fra BOB. Skal dere leie lokale så book dette så snart dato er satt.
Når datoen er bestemt så må styret sende ut varsel til seksjonseierne om dato for møte og frist for innsendelse av saker, denne fristen bør være i god tid før innkallingen skal sendes ut slik at styret har tid til å vurdere og forberede sakene som er kommet inn.
Varsel om dato og frist for innsendelse av saker skal sendes skriftlig. Elektronisk forsendelse regnes som skriftlig, men dette avhenger av hvilken praksis sameiet har for kommunikasjon med seksjonseierne. Hvis ikke sameiet har som praksis å benytte elektronisk kommunikasjon så må seksjonseierne varsles før man benytter denne formen for varsling/kommunikasjon.
Styret må også i god tid minne valgkomiteen om dato for årsmøte/GF slik at de kommer i gang med sitt arbeid.
Forbered egne saker til årsmøte godt slik at dere sørger for at saken inneholder nok informasjon til at seksjonseierne kan vurdere saken godt nok til å kunne stemme over den.
Innkomne saker må vurderes av styret. Det er ikke alltid at innsendte saker fra seksjonseierne er saker som er nødvendig å ta opp på årsmøte, er dere i tvil så kan dere få hjelp fra rådgiver til å vurdere dette. Hvis saken ikke inneholder nok informasjon bør styret gå i dialog med seksjonseier og be om flere opplysninger.
Styret bør på forhånd vurdere flertallskrav til alle sakene. Hvis saker krever 2/3 flertall skal dette være opplyst i innkallingen. Styret bør også skrive sin innstilling til saken slik at seksjonseierne får styret sin innstilling på forhånd, da kan de ta dette med i sin vurdering av saken. Det bør også skrives et forslag til vedtak i innkallingen.
Lag gjerne en kjøreplan for møtet på forhånd. Husk å ha stemmesedler klar på forhånd i tillegg til bl.a. navneliste, vedtekter/husordensregler og ha gjerne med protokoll fra fjorårets årsmøte.
Møte kan avholdes fysisk eller digitalt. Det er styret som avgjør hvordan møte skal avholdes, men 10% (minst 2 stk.) av seksjonseierne kan kreve fysisk møte.